Pengertian delegasi adalah pihak individu yang mendapat kepercayaan sebagai perwakilan agar bisa mewakili kelompok atau lembaga. Delegasi juga berarti suatu kegiatan untuk memberikan suatu wewenang dan tanggung jawab pada orang lain untuk melakukan suatu kegiatan yang mana pihak penerima wewenang harus mampu mempertanggung jawabkan kepada orang yang melimpahkan wewenang. Dan kebutuhan.pelimpahan kekuasaan dari atasan ke bawahan ini semata dilakukan agar organisasi dapat berjalan dengan efisien. Pemberian kekuasaan ini semata agar roda perusahaan masih tetap bisa berjalan karena pemimpin perusahaan tetap bisa mengawasi perusahaan.
Manfaat Delegasi
Selain memahami pengertiannya, kita juga harus mengertahui manfaat delegasi. Manfaat delegasi, baik bagi karywan maupun bagi pimpinan adalah sebagai berikut:
a. Memberikan kesempatan untuk belajar dan mengembangkan keterampilan baru bagi karyawan lewat pendelegasian tugas
b. Mengembangkan kepercayaan antara pekerja dan atasan serta memperbaiki kualitas komunikasi.
c. Memberi waktu bagi manajer untuk fokus pada hal yang lebih penting.
d. Meningkatkan efisiensi, manajemen waktu dan produktivitas kerja.
e. Meningkatkan motivasi bagi karyawan untuk bisa menyelesaikan tugas dengan baik.
f. Memberi peluang pertumbuhan karier saat pendelegasian tugas tersebut berjalan dengan sukses.
Kebanyakan orang dalam bisnis akan setuju bahwa pendelegasian sangat penting untuk keberhasilan manajerial. Seberapa sering kita tidak puas dengan hasil dari apa yang telah kita delegasikan? Seberapa sering “produk/output” yang kembali kepada kita tidak persis seperti yang kita harapkan? Terkadang ini adalah kesalahan orang yang menyelesaikan tugas. Namun seringkali ini adalah kesalahan orang yang memberikan tugas.
Kenapa Bisa Begitu ?
Jawabnya cukup singkat yaitu: kejelasan . Mereka yang melaksanakan tugas memiliki tanggung jawab untuk memberikan hasil professional. Dan mereka yang memberikan tugas memiliki tanggung jawab untuk memastikan bahwa tugas tersebut terang dan jelas seperti Kristal.
4 (empat) Kunci Delegasi
Dalam delegasi (tugas) terdapat 4 (empat) area yang bisa menyebabkan pemberian tugas menjadi kabur bahkan menyimpang jauh dari tujuan.
- Kejelasan tujuan Apa sebenarnya yang perlu dilakukan? Apakah tujuan tugas sudah sejelas yang seharusnya? Contoh: Seorang head menelepon Anda dan berkata, “Saya memerlukan analisis kompetitif cepat dari PT Budiwe. Dan para direktur juga menyatakan minatnya. Termasuk pula Mr Ahmad (CEO Anda). Tugas ini Prioritas utama. Kamu harus pergi ke rapat sekarang, tapi aku ingin kamu dan Lydia Danira menangani ini. Saya tahu saya bisa mengandalkan kalian berdua”
Bagaimana Anda akan menanggapi panggilan telepon dan tugas ini? Mungkin Anda akan menjawab: “Siap, Pak. Tidak masalah. Bapak dapat mengandalkan kami berdua untuk tugas ini”
Tapi apa sebenarnya yang Anda dan Lydia Danira akan lakukan? Apakah bos Anda menginginkan sebuah laporan bentuk paragraf? Sebuah halaman? Slide? Laporan 20 halaman? Dan analisis apa ? Apakah analisis penjualan? Pendapatan? Saham? Apa ? Yang Anda benar-benar tahu hanyalah bahwa proyek itu penting dan atasan Anda sedang cemas dan memeerlukan hasil analisis dengan segera.
.
2. Kejelasan tanggung jawab – Contoh delegasi tugas tersebut di atas juga tidak memiliki kejelasan tanggung jawab. Bahkan jika Anda dan Lydia Danira menjadi andalan karena semuanya sangat cakap, yang menjadi pertanyaan adalah: tugas siapa itu? Siapa melakukan apa kepada siapa? Tanpa pimpinan proyek/penanggungjawab yang jelas, sebagian besar instruksi kepada Anda hanyalah menghasilkan kebingungan.
3. Kejelasan waktu – Kembali kepada contoh di atas. Permintaannya adalah untuk ” analisis kompetitif yang cepat “. Nah, seberapa cepat? Mungkinkah itu sehari? Seminggu? Dua minggu? Bisa kita bayangkan – analisis kompetitif bisa menjadi sangat kompleks. Bayangkan jika setelah pemberian tugas, tiba-tiba tiga jam kemudian head Anda menemui Anda dan berkata: “Mana hasil analisis kompetitifnya? Saya akan bertemu Mr Ahmad 10 menit lagi!”. Sedangkan pada saat bersamaan Anda baru saja selesai telpon dengan Lydia Danira untuk mendiskusikan bagaimana akan membuat analisis kompetitif.
4. Kejelasan komunikasi – Seringkali apa yang ingin dikomunikasikan oleh satu orang sebenarnya tidak seperti yang dirasakan oleh orang lain. Bagaimana mencegah terjadinya masalah terkait pendelegasian tersebut? Dari sudut pandang Manajemen, elemen kuncinya adalah memastikan ada cukup waktu ketika memberikan tugas. Sehingga masih ada ruang untuk mengakhiri perintah delegasi dengan pesan: “Jika ada sesuatu yang Anda tidak mengerti tentang tugas analisis kompetitif ini, beri tahu saya. Saya lebih suka Anda menghubungi saya sekarang jika tidak jelas… atau kapanpun selama proses pengerjaan analisis kompetitif ini. Namun sebaiknya lebih awal daripada nanti, jika Anda membutuhkan lebih banyak arahan.
4 (empat) Hal tersebut belum tentu akan menjamin delegasi anda berjalan lancar dan efektif. Namun setidaknya penerima delegasi akan lebih memahami tugas yang anda berikan. Ingat : tidak ada jaminan Anda akan mendapatkan apa yang Anda inginkan, tetapi Anda dapat meningkatkan peluangnya.
Baca Juga: Skill Wajib Bagi Pemimpin