Manajemen waktu merupakan suatu guideline atau panduan yang terdiri dari perencanaan, pengendalian dan struktural cara menggunakan terhadap seberapa banyak waktu yang kita pakai dan gunakan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Seorang individu harus memahami nilai waktu baginya untuk berhasil dalam aspek kehidupan dan pekerjaan. Pengelolaan waktu yang baik dapat membantu Anda untuk meningkatkan kinerja dan karier Anda.
Untuk dapat mengelola waktu dengan baik, diperlukan manajemen waktu. Manajemen waktu adalah proses perencanaan dan pengendalian secara sadar terhadap waktu yang dihabiskan untuk kegiatan tertentu, terutama untuk meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan produktivitas.
Komponen Manajemen Waktu
Manajemen waktu yang baik terdiri dari tiga komponen :
- Kesadaran akan waktu, yaitu kemampuan dalam memperkirakan secara wajar berapa lama sesuatu akan berlangsung
- Pengaturan Waktu, yaitu kemampuan membuat daftar prioritas terhadap tugas-tugas tertentu.
- Keluwesan Adaptasi, yaitu kemampuan dalam menyesuaikan saat terjadi perubahan rencana dan mampu mengubah prioritas tugas.
Kesadaran Akan Waktu
Beberapa orng yang sering lupa waktu, seringkali bertanya-tanya ke mana perginya menit, jam, bahkan hari. Mereka tidak sadar / lupa bahwa waktu telah berjalan dengan cepat. Hal ini bisa terbantu dengan memainkan dua “permainan”. Keduanya menggunakan pengatur waktu, baik yang ada di ponsel, stopwatch di jam tangan, atau pengatur waktu lain (misalnya, pengatur waktu oven / microwave di dapur atau mesin cuci).
The Short-Time Guessing Game: Atur timer selama dua menit. Periksa ketika Anda berpikir sudah 30 detik dan lagi pada 90 detik. Ulangi itu sampai Anda selalu bisa cukup dekat.
Permainan Menebak Waktu Lebih Lama: Untuk beberapa aktivitas Anda berikutnya, tulis perkiraan Anda tentang berapa lama menurut Anda setiap tugas akan berlangsung. Sebagai contoh:
Berkendara ke tempat kerja: 45 menit
Bersiaplah untuk memulai tugas pertama: 15 menit
Membalas email: 20 menit
Menjawab WA: 15 menit
Membuat Laporan : 90 menit
Sekarang, catat berapa lama tugas itu sebenarnya anda kerjakan. Lakukan hal ini secara terus menerus hingga waktu yang anda perkirakan benar-benar akurat atau mendekati waktu pengerjaan sebenarnya.
Pengaturan Waktu
Anda bisa memulai pengaturan waktu dengn membuat To Do List. Kelompokkan tugas-yugas atau aktivitas apa saja yang menjadi prioritas dan mana saja yang bukan termasuk prioritas. Bila perlu gunakan tools, misalnya Google Kalender. Anda harus mematuhi prioritas tugas yang anda buat tersebut. Jika terpaksa harus melanggarnya, maka anda harus memiliki kemampuan untuk Adaptasi.
Adaptasi
Seringkali, kita menjadi sadar adanya tugas yang memiliki prioritas lebih tinggi daripada tugas yang sedang kita lakukan. Namun sayangnya, seringkali pula kita secara refleks memutuskan untuk menunda tugas dengan prioritas lebih tinggi karena kita ingin menyelesaikan tugas yang saat ini sedang kita kerjakan. Atau kita menunda tugas yang lebih penting karena tugas yang sekarang lebih menyenangkan.
Atau kita terganggu oleh suatu pikiran atau oleh kegiatan tertentu yang membuat kita meluangkan waktu sejenak untuk mengikuti gangguan itu dengan menunda tugas yang sedang kita kerjakan. Sayangnya, hal tersenut terlalu sering terjadi. Bahkan gangguan itu berlangsung jauh lebih lama dari yang kita sadari.
Adaptasi dalam hal ini bukanlah adaptasi untuk berpindah dari tugas yang sedang anda kerjakan untuk melakukan hal baru. Namun adaptasi terhadap adanya gangguan. Jadi anda tahu akan adanya gangguan. Namun Anda tetap sadar adanya tugas yang menjadi prioritas Anda. Tujuannya adalah untuk secara sadar, bukan secara refleks, memutuskan apakah bijaksana untuk menyelesaikan tugas Anda saat ini sebelum beralih ke yang berprioritas lebih tinggi. Dan apakah akan membiarkan gangguan itu, dan, jika demikian, berapa lama untuk membiarkannya mengalihkan perhatian Anda.
Satu hal penting yang dapat menjadi kunci keberhasilan dari manajemen waktu adalah Rasa Hormat. Baik rasa hormat terhadap pihak lain yang berkaitan dengan kegiatan kita, misalnya: janji ketemu, penyelesaian deadline. Maupun Hormat terhadap diri kita sendiri, yaitu komitmen atas daftar prioritas tugas yang akan kita selesaikan.
Beberapa masalah manajemen waktu biasanya berasal dari kurangnya rasa hormat terhadap korban dari manajemen waktu mereka yang buruk. Misalnya, ada orang yang menunggu balasan Anda ke email mereka. Atau seseorang yang menunggu Anda saat Anda terlambat atau tidak hadir.
Sebagian besar merasa tidak sengaja tidak menghormati korban mereka. Biasanya, mereka itu tidak menuliskan daftar tugas (to do list) mereka atau tidak cukup sering memeriksa daftar tersebut. Atau mereka mencoba menjejalkan begitu banyak tugas sebelum janji mereka sehingga mereka terlambat.
Dari perspektif pragmatis, mungkin juga membantu untuk mengingat bahwa sikap tidak hormat dapat berdampak buruk pada karier dan kehidupan pribadi seseorang.
Baca Juga: Cara Mudah Meningkatkan Produktivitas